Hoofdstuk 1. Definities

Artikel 1.

In deze regeling wordt verstaan onder:

Betrokkene:
degene die, al dan niet op basis van een arbeidsovereenkomst, werkzaam is bij een tot Koninklijke BAM Groep behorende vennootschap;

Externe Derde:
degene als bedoeld in artikel 7 lid 1;

Raadsman:
degene als bedoeld in artikel 5;

Voorzitter van de Raad van Bestuur:
de voorzitter van de raad van bestuur van Koninklijke BAM Groep nv;

Voorzitter van de Raad van Commissarissen:
de voorzitter van de raad van commissarissen van Koninklijke BAM Groep nv;

lid van de Directie:
het lid van de statutaire directie van een tot Koninklijke BAM Groep behorende vennootschap, waarvoor Betrokkene werkzaam is en aan wie een Vermoeden van een Misstand is gemeld;

de Leidinggevende:
degene die direct leiding geeft aan Betrokkene;

de Vertrouwenspersoon:
de centrale compliance officer van Koninklijke BAM Groep nv;

een Vermoeden van een Misstand:
een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onregelmatigheid van algemene, operationele en financiële aard binnen de organisatie waar Betrokkene werkzaam is.

Hoofdstuk 2. Interne procedure

Artikel 2. Interne melding aan Leidinggevende, lid van de Directie en/of Vertrouwenspersoon

1. Tenzij sprake is van een uitzondering als bedoeld in artikel 6 lid 2, meldt Betrokkene een Vermoeden van een Misstand intern bij zijn Leidinggevende of indien hij melding aan zijn Leidinggevende niet wenselijk acht bij een lid van de Directie of indien hij melding aan een lid van de Directie niet wenselijk acht bij de Vertrouwenspersoon.
2. Melding aan de Vertrouwenspersoon kan ook plaatsvinden tegelijkertijd met de melding aan zijn of haar Leidinggevende of aan een lid van de Directie.
3. De Leidinggevende, het lid van de Directie en/of de Vertrouwenspersoon legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door Betrokkene, die daarvan een gewaarmerkt afschrift ontvangt. Schriftelijke vastlegging vindt niet plaats indien de Betrokkene daar bezwaar tegen maakt. De Leidinggevende of het lid van de Directie draagt er zorg voor dat de Voorzitter van de Raad van Bestuur onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld Vermoeden van een Misstand en van de datum waarop de melding ontvangen is, alsmede dat de Voorzitter van de Raad van Bestuur een afschrift van de vastlegging ontvangt.
4. Indien Betrokkene een Vermoeden van een Misstand bij de Vertrouwenspersoon heeft gemeld, brengt de Vertrouwenspersoon de Voorzitter van de Raad van Bestuur op de hoogte met vermelding van de datum waarop de melding is ontvangen, zij het op een met Betrokkene overeengekomen wijze en tijdstip.
5. De Voorzitter van de Raad van Bestuur geeft onverwijld opdracht tot een onderzoek naar aanleiding van de melding van een Vermoeden van een Misstand.
6. De Voorzitter van de Raad van Bestuur stuurt een bevestiging van ontvangst van de melding aan Betrokkene, ook in het geval waarin Betrokkene het Vermoeden van een Misstand uitsluitend heeft gemeld aan de Vertrouwenspersoon.
7. Tenzij sprake is van een uitzondering als bedoeld in artikel 6 lid 2, meldt Betrokkene een Vermoeden van een Misstand dat het functioneren van een lid van de raad van bestuur van Koninklijke BAM Groep nv betreft uitsluitend [en daarmee in afwijking van het bepaalde in artikel 2 leden 1 en 2] aan de Voorzitter van de Raad van Commissarissen, in welk geval het bepaalde in artikel 2 leden 5 en 6 en artikel 3 leden 1 en 2 mutatis mutandis van overeenkomstige toepassing is.

Artikel 3. Standpunt

1. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de melding wordt Betrokkene door of namens de Voorzitter van de Raad van Bestuur schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde Vermoeden van een Misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid.
2. Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt Betrokkene door of namens de Voorzitter van de Raad van Bestuur hiervan in kennis gesteld en wordt aangegeven binnen welke termijn Betrokkene een standpunt tegemoet kan zien.

Artikel 4. Vertrouwelijkheid

1. Op expliciet verzoek van Betrokkene wordt zijn of haar naam anoniem gehouden door diegene[n] aan wie Betrokkene het Vermoeden van een Misstand heeft gemeld.
2. Indien Betrokkene er voor gekozen heeft om zijn of haar naam anoniem te houden, zal de mededeling als bedoeld in artikel 2 lid 6 en artikel 3 leden 1 en 2 worden gedaan aan diegene[n], die de Voorzitter van de Raad van Bestuur van de betreffende melding van een Vermoeden van een Misstand op de hoogte heeft gesteld. Deze zal Betrokkene onverwijld van de hiervoor bedoelde mededeling op de hoogte stellen.

Artikel 5. Raadsman

1. Betrokkene kan een Vermoeden van een Misstand melden bij een Raadsman om hem in vertrouwen om raad te vragen.
2. Als Raadsman kan fungeren iedere persoon, die het vertrouwen van Betrokkene geniet. De Raadsman is verplicht tot geheimhouding van de melding.

Hoofdstuk 3. Melding aan een Externe Derde

Artikel 6. Wanneer melding

1. Betrokkene kan het Vermoeden van een Misstand melden bij een Externe Derde als bedoeld in artikel 7 lid 1, met inachtneming van het in artikel 7 bepaalde, indien:
   1. hij het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 3;
   2. hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de vereiste termijn, bedoeld in artikel 3 leden 1 en 2;
   3. de termijn, bedoeld in artikel 3 lid 2, gelet op alle omstandigheden onredelijk lang is en Betrokkene hiertegen bezwaar heeft gemaakt bij de Voorzitter van de Raad van Bestuur; of
   4. sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in het volgende lid.
2. Een uitzonderingsgrond als bedoeld in het vorige lid onder d doet zich voor, indien sprake is van:
   1. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;
   2. een situatie waarin Betrokkene in redelijkheid kan vrezen voor tegen hem of haar gerichte maatregelen als gevolg van een interne melding ook in het geval dat zijn of haar naam anoniem gehouden wordt als bedoeld in artikel 4;
   3. een acute dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;
   4. een eerdere interne melding conform deze regeling van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen;
   5. een wettelijke plicht of bevoegdheid tot direct extern melden.

Artikel 7. Externe Derde

1. Externe Derde in de zin van deze regeling is iedere organisatie of vertegenwoordiger van een organisatie, niet zijnde de Vertrouwenspersoon of een Raadsman, aan wie Betrokkene een Vermoeden van een Misstand meldt, omdat dat naar zijn redelijk oordeel van een zodanig groot maatschappelijk belang is dat dat belang in de concrete omstandigheden van het geval zwaarder moet wegen dan het belang van de werkgever bij geheimhouding, en die naar zijn redelijk oordeel in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand te kunnen opheffen of doen opheffen.
2. De melding vindt plaats aan de Externe Derde die daarvoor naar het redelijk oordeel van Betrokkene gelet op de omstandigheden van het geval het meest in aanmerking komt, waarbij Betrokkene enerzijds rekening houdt met de effectiviteit waarmee die derde kan ingrijpen en anderzijds met het belang van de werkgever bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen.
3. Naarmate de mogelijkheid van schade voor de werkgever als gevolg van de melding bij een Externe Derde groter wordt, dient het Vermoeden van een Misstand bij Betrokkene, die bij een Externe Derde meldt, sterker te zijn.

Hoofdstuk 4. Rechtsbescherming

Artikel 8.

1. Betrokkene die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een Vermoeden van een Misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden.
2. Een Raadsman als bedoeld in artikel 5 of een Vertrouwenspersoon als bedoeld in artikel 1, die in dienst van de werkgever is, wordt op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het fungeren als zodanig krachtens deze regeling.

Hoofdstuk 5. Inwerkingtreding

Artikel 9.

Deze regeling treedt in werking op 1 december 2003.